Hướng dẫn quản lý các tương tác khó khăn tại nơi làm việc

Những tương tác khó khăn, giống như vẻ đẹp, thường nằm trong mắt của kẻ si tình. Bạn có thể cảm thấy rằng một người quản lý nói nhanh là quá thẳng thừng trong khi đồng nghiệp của bạn, người muốn 'chỉ cần sự thật', thích làm việc với cô ấy. Các hành vi thường có vẻ khó khăn khi chúng khác với hành vi của chúng ta hoặc chúng cản trở việc đáp ứng nhu cầu của chúng ta. Sự khác biệt trong phong cách làm việc hoặc giá trị cũng có thể dẫn đến các vấn đề. Các tình huống trong đó các thành viên trong nhóm có mục đích và mục tiêu khác nhau cũng vậy. Các nguyên nhân gốc rễ khác nhau của các tương tác khó khăn sẽ được thảo luận chi tiết hơn ở phần sau.

Nó có xứng đáng với thời gian của bạn không?

Việc duy trì các mối quan hệ công việc tốt luôn là điều quan trọng, nhưng không phải tất cả các mối quan hệ hoặc tương tác đều có tầm quan trọng như nhau. Khi bạn nghĩ về việc cải thiện các mối quan hệ trong công việc, hãy ghi nhớ tầm quan trọng của từng mối quan hệ đối với bạn – trong dài hạn và ngắn hạn. Nếu bạn gặp khó khăn với phong cách làm việc của trợ lý quản lý và bạn cần tương tác với anh ấy hàng ngày về các vấn đề quan trọng, thì mối quan hệ đó được ưu tiên cao. Nhưng bạn sẽ dành ưu tiên thấp hơn cho việc giải quyết những khác biệt với một đồng nghiệp đã bị chuyển khỏi dự án.

Có gì cản đường?

Học cách quản lý các tương tác khó khăn mang lại những lợi ích to lớn, nhưng nó đòi hỏi sự chăm chỉ. Các rào cản đối với việc giải quyết thành công bao gồm từ việc không nhận ra vấn đề, niềm tin sai lầm, tâm lý sợ hãi đối với một số tình huống.

Nguyên nhân gốc rễ của các tương tác khó khăn và giải pháp của họ

Khi bạn nhận thấy rằng một hành vi nhất định đang gây ra vấn đề, hãy cố gắng xác định nguyên nhân gốc rễ của nó. Một số ví dụ sau.

vấn đề 1

Bạn nhìn nhận các vấn đề khác với người khác. Chẳng hạn, bạn nhận thấy các chỉ thị của quản lý cấp trên quan trọng hơn một thành viên trong nhóm.

Tại sao họ nhìn thấy nó theo cách đó?

Mỗi chúng ta đều có cách nhìn nhận các sự kiện của riêng mình và điều đó hình thành nên sự hiểu biết của chúng ta về thế giới. Ví dụ: nếu bạn từng bị sa thải, bạn có thể đọc thông báo về việc mở rộng của ban quản lý rất khác so với người chưa bao giờ mất việc. Khi chúng tôi tập trung vào các yếu tố có vẻ phù hợp nhất với chúng tôi, chúng tôi tìm kiếm bằng chứng ủng hộ quan điểm của mình. Và hành vi của chúng ta bắt nguồn từ sự hiểu biết này.

Giới tính, vai trò công việc và kinh nghiệm làm việc đều có thể ảnh hưởng đến quan điểm. Người lâu năm đã gắn bó với công ty 27 năm và biết mọi thứ luôn được thực hiện như thế nào sẽ có quan điểm rất khác với một nhân viên mới vừa tốt nghiệp trường kinh doanh.

Giải pháp 1

Khi làm việc với những hành vi mà bạn cảm thấy khó khăn, điều quan trọng là phải hỏi, hoặc ít nhất là phỏng đoán, về quan điểm của người khác. Khi bạn có thể thừa nhận quan điểm khác và đánh giá cao nhận thức của người khác về tình huống, bạn có thể tiến tới giải pháp.

Giả sử bạn nhận thấy sự kiên trì của ai đó trong việc giải quyết một vấn đề mà bạn cho là không quan trọng dựa trên nhận thức của họ rằng tình huống đó rất quan trọng - nhận thức đó có thể giúp bạn bắt đầu hòa giải những khác biệt của mình.

vấn đề 2

Bạn được thúc đẩy bởi những ý định khác nhau. Bạn được thúc đẩy bởi chất lượng, trong khi một đồng nghiệp được thúc đẩy bởi thành tích.

Tại sao người kia lại hành động như vậy?

Để hiểu được hành vi của ai đó, bạn cần phải hiểu điều gì thúc đẩy người đó. Có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều hơn một nguyên nhân, nhưng luôn có một nguyên nhân chi phối.

Hành vi làm việc thường được thúc đẩy bởi nhu cầu:

• hoàn thành công việc kịp thời. Ví dụ, một người coi việc hoàn thành là ưu tiên hàng đầu có thể không đủ kiên nhẫn để chờ thêm thông tin chi tiết.
• hoàn thành công việc không có sai sót. Một người nào đó muốn hoàn thành dự án không có lỗi có thể nắm giữ thông tin hoặc gặp khó khăn khi đưa ra quyết định nhanh chóng.
• xây dựng các mối quan hệ trong quá trình làm việc. Một người thích hòa đồng có thể khó đưa ra phản hồi một cách trung thực.
• đạt được sự công nhận cho công việc. Một người khao khát được công nhận có thể cố gắng mở rộng trách nhiệm dự án của mình đến một khu vực nổi tiếng để đảm bảo được công nhận.
• tránh bị trừng phạt hoặc không chấp thuận trong công việc. Một người nào đó muốn tránh bị từ chối có thể tìm mọi cách để tránh rủi ro.

Mỗi động lực đều có điểm cộng và điểm trừ. Các vấn đề thực sự có xu hướng bắt đầu khi nhu cầu của mọi người không được đáp ứng. Ví dụ, những người có nhu cầu hòa đồng cao có thể gặp khó khăn trong việc khẳng định bản thân vì sợ không được yêu thích.

Giải pháp 2

Khi bạn biết điều gì thúc đẩy ai đó, bạn có thể cố gắng giúp đỡ họ vì lợi ích chung. Bạn cũng có thể sử dụng những gì bạn biết về người kia để dự đoán cách hai người có thể làm việc cùng nhau tốt nhất.

Làm thế nào để giải quyết nhu cầu của người khác

Vấn đề

Bạn làm việc và giao tiếp khác nhau. Bạn muốn công khai mọi vấn đề, nhưng người quản lý của bạn lại thích giải quyết từng vấn đề một.

Tại sao anh ấy hoặc cô ấy làm theo cách đó?

Mọi người có phong cách làm việc và giao tiếp ưa thích. Một số phong cách hoạt động tốt với nhau một cách tự nhiên, trong khi những phong cách khác xung đột.

Dưới đây là bốn kiểu ưa thích với các mô tả và chi tiết về cách chúng hoạt động. Xác định người nào nghe giống bạn nhất và người nào có vẻ giống người khác nhất trong quá trình tương tác của bạn.

Giải pháp

Khi bạn đã xác định được phong cách làm việc của mình và của người khác, bạn có thể tập trung vào cách đáp ứng sở thích của nhau.

Các loại tính cách và chức năng của chúng

Vấn đề

Hành vi của bạn thúc đẩy một hành vi tiêu cực. Chẳng hạn, sự cảnh giác của bạn về thời hạn của dự án khiến một thành viên trong nhóm chịu ít trách nhiệm hơn trong việc đáp ứng các mốc quan trọng.

Tôi đã làm gì để khiến họ cư xử như vậy?

Các hành vi không hoạt động trong sự cô lập. Họ là những phản ứng với một cái gì đó hoặc ai đó. Không ai có thể khiến người khác làm hoặc cảm nhận điều gì đó, nhưng điều quan trọng là bạn phải thừa nhận vai trò của mình trong việc tác động đến hành vi của người khác.

Giải pháp

Khi bạn nhận thức được những gì bạn làm dẫn đến hành vi không mong muốn ở người khác, hãy cố gắng tránh nó hoặc làm điều gì đó khác đi. Ảnh hưởng đến các hành vi là một quá trình năng động - bạn thường có thể thấy những gì hoạt động ngay lập tức. Vì vậy, nếu bạn không nhận được kết quả mong muốn, hãy thử một cái gì đó khác.

Cách làm việc với các phong cách làm việc khác nhau

Bạn có nên luôn cố gắng làm việc với những hành vi khó khăn?

Không. Một số hành vi quá khó giải quyết trong môi trường kinh doanh hoặc kết quả không đủ để đảm bảo thời gian dành cho nó. Xem xét các kết quả có thể xảy ra và xác định xem thời gian của bạn có xứng đáng hay không.

Tôi hiểu hành vi của người khác, nhưng tôi vẫn không thích làm việc với anh ta. Tôi có thể làm gì?

Hãy nhớ rằng nên tập trung vào kết quả và mối quan hệ công việc. Bạn không cần phải thích người đó thì mới thấy đáng để giải quyết hành vi khó chịu của họ. Giữ trọng tâm của cuộc trò chuyện về kết quả và cách cải thiện mối quan hệ công việc. Hai người có thể làm việc rất hiệu quả mà không cần thích nhau.

Khi nguyên nhân gốc rễ là một tình huống

Khi khó khăn nằm ở tình huống chứ không nhất thiết là một hành vi cụ thể, bạn cần giao tiếp hiệu quả để dung hòa những khác biệt và đạt được thỏa thuận.

nghe đầu tiên

'Lắng nghe trước' có nghĩa là tập trung vào việc cởi mở và không phán xét trong khi người khác giải thích lý do của họ. Kiểu lắng nghe này giúp tạo ra sự hiểu biết rõ ràng hơn về ý định của người đó. Nó cũng có thể xây dựng lòng tin và sự đánh giá cao lẫn nhau.

Cho thấy bạn đang cố gắng làm việc với ai đó

• Đình chỉ phán xét bằng cách giữ cho tâm trí của bạn cởi mở với các quan điểm khác
• Lắng nghe cẩn thận những lời nói và ý định. Ghi chép.
• Diễn giải những gì bạn đã nghe để kiểm tra sự hiểu biết. Ví dụ, 'Những gì tôi nghe bạn nói là...'
• Đặt câu hỏi để làm rõ. Ví dụ: 'Bạn thấy đề xuất của tôi có vấn đề gì cụ thể?

Hòa giải sự khác biệt: Các vấn đề, vị trí và lợi ích

Khi mọi người có những quan điểm khác nhau về một vấn đề và bám chặt lấy chúng, tinh thần đồng đội sẽ bị đình trệ. Chìa khóa để hòa giải sự khác biệt là hiểu quan điểm của người khác bằng cách đặt câu hỏi mở và làm rõ quan điểm của bạn bằng cách giải thích lý do của bạn.

Sử dụng câu hỏi để khám phá sở thích

Mọi người thường biết vấn đề gây ra khó khăn là gì và quan điểm của họ về vấn đề đó là gì. Tuy nhiên, họ có thể không nhận thức được những lợi ích cơ bản hình thành vị trí của họ. Để khám phá những sở thích này, bạn cần đặt câu hỏi mở. Ví dụ: 'Tại sao bạn không sẵn sàng cho tôi thời gian nghỉ hè giống như những người quản lý bộ phận khác?'

Sử dụng lý luận để hiểu rõ quan điểm của bạn

Bạn cũng cần có khả năng giải thích những sở thích tiềm ẩn của chính mình. Nêu rõ vị trí của bạn, dữ liệu hỗ trợ cho vị trí đó và tác động của những gì bạn đang đề xuất. Khơi gợi phản ứng của người khác đối với lời giải thích của bạn.

Khi sở thích của bạn và người khác được hiểu rõ ràng, hai bạn có thể bắt đầu tìm kiếm các giải pháp sáng tạo.

Các bước cơ bản để xử lý các tương tác khó

• Xác định nguyên nhân gốc rễ
• Chọn một chiến lược dựa trên nguyên nhân gốc rễ.
• Thực hiện chiến lược.
• Theo dõi hiệu quả chiến lược của bạn

Xác định nguyên nhân gốc rễ

Các tương tác khó khăn có thể phát sinh vì:

• hai người nhận thức một hành vi, vấn đề hoặc tình huống khác nhau
• hai người được thúc đẩy bởi những sở thích khác nhau
• hai người có phong cách làm việc khác nhau
• hành vi của một người thúc đẩy hành vi tiêu cực của người kia.

Chọn một chiến lược dựa trên nguyên nhân gốc rễ

• Cố gắng hiểu sự tương tác khó khăn từ quan điểm của người khác.
• Đặt câu hỏi mở để khám phá động lực của người khác.
• Khi nguyên nhân gốc rễ là do hành vi, hãy xác định cảm xúc tiềm ẩn - sợ hãi, lo lắng, v.v.—và thừa nhận điều đó với người khác.
• Khi nguyên nhân gốc rễ là do phong cách làm việc, hãy cố gắng điều chỉnh hành vi của bạn để bạn tương tác với người khác theo cách mà họ cảm thấy thoải mái nhất.
• Khi nguyên nhân gốc rễ là hành vi của chính bạn, hãy thay đổi nó.
• Khi nguồn gốc của khó khăn là một tình huống, hãy làm việc để khám phá sở thích của người khác và giao tiếp với chính bạn.

Theo dõi hiệu quả của chiến lược của bạn

• Lắng nghe cẩn thận trong quá trình thực hiện.
• Cho người kia cơ hội để phản hồi.

Các bước để thay đổi hành vi của chính bạn

• Xác định hành vi bạn không thích ở người khác.
• Kiểm tra xem sự thay đổi nào trong hành vi của chính bạn có khả năng giảm thiểu hành vi khó xử ở người khác.
• Khám phá những giá trị và nhận thức khiến bạn khó thay đổi.
• Chọn một khu vực mà bạn có thể chứa người khác.
• Thực hiện chiến lược của bạn từ từ.
• Theo dõi cẩn thận bất kỳ thay đổi nào trong hành vi của người khác - đảm bảo khen thưởng cho những thay đổi đó.

Các bước để chuẩn bị cho một tương tác khó khăn

• Xác định mục đích của sự tương tác với nhau.
• Mô tả bất kỳ sự kiện nào đang ảnh hưởng đến sự tương tác này.
• Xác định các kết quả cuối cùng mong muốn và bất kỳ trở ngại nào tồn tại.
• Hãy chuẩn bị để mô tả những gì sẽ xảy ra nếu vấn đề không được giải quyết.

Các bước sử dụng kỹ thuật giao tiếp để hòa giải sự khác biệt

• Sử dụng các kỹ thuật lắng nghe tích cực để truyền đạt sự quan tâm của bạn.
• Khám phá sở thích tiềm ẩn của mỗi người
• Yêu cầu và đưa ra đề xuất về cách giải quyết vấn đề.

Sử dụng các kỹ thuật lắng nghe tích cực để truyền đạt sự quan tâm của bạn

• Đặt phản ứng của riêng bạn sang một bên và lắng nghe ý định và cảm xúc của người khác.
• Ban đầu, giữ ý kiến ​​​​riêng của bạn ra khỏi cuộc trò chuyện.
• Diễn giải những gì bạn nghe được.
• Kiểm tra bất kỳ giả định hoặc cảm xúc ngầm nào mà người khác có thể có

Khám phá sở thích cơ bản của mỗi người

• Làm cho nhận thức và lý do của bạn rõ ràng.
• Kiểm tra sự hiểu biết.
• Yêu cầu người khác làm rõ quan điểm của họ.
• Thừa nhận quan điểm của người khác.

Yêu cầu và đưa ra đề xuất về cách giải quyết vấn đề

• Bắt đầu với những thỏa thuận nhỏ.
• Làm việc với một ý tưởng tại một thời điểm.
• Tập trung vào thỏa thuận, không bất đồng

Mẹo nghe hiệu quả

• Đình chỉ bản án
• Diễn giải những gì người khác đã nói
• Đặt câu hỏi mở.
• Duy trì giao tiếp bằng mắt và sử dụng ngôn ngữ cơ thể thể hiện sự tiếp thu.

Mẹo để duy trì các mối quan hệ công việc hiệu quả

• Nhấn mạnh cách tiếp cận giải quyết vấn đề chung.
• Hãy dễ gần.
• Chấp nhận mọi người như họ vốn có.
• Giữ các vấn đề về mối quan hệ tách biệt với các vấn đề về quy trình.
• Mở mang tâm trí.
• Cân bằng lý trí với tình cảm
• Sử dụng lắng nghe tích cực để hỏi, lắng nghe và hiểu người khác
• Tham khảo ý kiến ​​của người khác trước khi quyết định một hành động
• Dựa vào sự thuyết phục để đi đến thỏa thuận

Lời khuyên để đối phó với các hành vi khó chịu

• Bạn không thể tránh xung đột, nhưng bạn có thể quản lý kết quả của chúng
• Coi hành vi khó khăn như một vấn đề chung
• Thiết lập thỏa thuận về các vấn đề cốt lõi. Làm việc ở thì hiện tại - tránh ám chỉ đến những sai lầm trong quá khứ
• Đừng để bị cuốn vào chính sách ăn miếng trả miếng.

Mẹo để làm việc với những hành vi khó khăn đặc biệt

Mẹo để đối phó với các hành vi cụ thể theo vai trò

Mẹo để quản lý hành vi khó khăn của báo cáo trực tiếp

Trước khi tương tác:

• Làm cho kỳ vọng của bạn rõ ràng.
• Hãy chuẩn bị tinh thần và tập dượt về cách nó có thể diễn ra.
• Tham khảo ý kiến ​​​​của người thứ ba để được tư vấn

Trong quá trình tương tác:

• Nghỉ ngơi một lát.
• Đếm đến 10 nếu không thể nghỉ.
• Thừa nhận và nói về cảm xúc của bạn.
• Chấp nhận trách nhiệm cho hành vi, nếu thích hợp.

Mẹo để quản lý hành vi khó khăn của đồng nghiệp

• Cùng nhau giải quyết một vấn đề để xem liệu các mục tiêu chung có thể truyền cảm hứng cho các bạn để cùng nhau làm việc tốt hơn hay không.
• Chia sẻ tín dụng để giảm bớt sự cạnh tranh.
• Đưa ra phản hồi về các vấn đề mà bạn thấy là có vấn đề.

Mẹo để xử lý hành vi khó khăn từ người quản lý của bạn

• Xem xét liệu người đó có nhận thức được tác động của hành vi hay không.
• Cố gắng xác định xem liệu nhận thức cơ bản về công việc của bạn có đang cản trở quá trình làm việc cùng nhau hay không.

Takeaway cuối cùng

Bây giờ bạn đã biết hầu hết mọi thứ cần biết về quản lý xung đột tại nơi làm việc. Hãy nhớ rằng, mọi tình huống đều khác nhau, nhưng thông thường, thực hành giao tiếp tốt và cố gắng xác định gốc rễ của vấn đề có thể giúp giải quyết vấn đề nhanh hơn rất nhiều.

Bạn có mẹo nào để quản lý các tương tác khó khăn tại nơi làm việc không? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến ​​dưới đây!

Nội dung này là chính xác và đúng với kiến ​​thức tốt nhất của tác giả và không nhằm mục đích thay thế cho lời khuyên chính thức và cá nhân hóa từ một chuyên gia có trình độ.